Whitepaper Ziekteverzuim onder controle: van kostenpost naar regie-instrument

[Auteur: Marjol Nikkels]

1. Ziekteverzuim: een beïnvloedbare kostenpost én organisatievraagstuk

Ziekteverzuim komt in elke organisatie voor en vormt een substantiële, maar beïnvloedbare kostenpost. De directe verzuimkosten kunnen oplopen tot honderden euro’s per dag per medewerker. Bij langdurig verzuim nemen de kosten verder toe door loondoorbetaling en hogere WIA-premies. Een effectief verzuimbeleid is daarom niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een financiële en organisatorische noodzaak.

Verzuim is meer dan een administratieve registratie of medische aangelegenheid. Het is in hoge mate een gedragsvraagstuk. Het gedrag van medewerkers, leidinggevenden en teams bepaalt in belangrijke mate het verloop en de duur van verzuim. Een doordachte verzuimaanpak stimuleert gewenst gedrag, biedt heldere kaders en maakt afspraken mogelijk die persoonlijke verantwoordelijkheid bevorderen — uiteraard binnen de grenzen van de wet- en regelgeving.

Toch wordt in de praktijk de verantwoordelijkheid voor verzuim vaak neergelegd bij de arbodienst. Daarmee verdwijnt ook de regie uit de organisatie. Wie daadwerkelijk op verzuim wil sturen, doet er goed aan om een casemanager met werkgeverregie aan te stellen. Deze casemanager houdt de regie op de inzetbaarheid van de medewerker, beschikt over het mandaat om interventies in te zetten en zorgt ervoor dat zowel leidinggevende als werknemer zich maximaal inspannen om geen enkele werkmogelijkheid onbenut te laten.

Voor grotere organisaties is het essentieel om verzuimbeleid op maat te ontwikkelen, passend bij de structuur, cultuur en schaal van de organisatie. Uiteraard dient dit beleid te voldoen aan de geldende wettelijke kaders en privacyregels.

2. Rekenvoorbeeld

Bij bedrijf X in de zakelijke dienstverlening werken 2.200 medewerkers, waarvan 1.800 FTE. De totale loonsom bedraagt € 120 miljoen per jaar. Dit komt neer op een gemiddeld jaarloon van € 66.667 per medewerker, oftewel € 182,65 per kalenderdag.

Het totale verzuimpercentage bedraagt 4,26%, wat neerkomt op circa 28.000 verzuimdagen per jaar. De directie geeft aan tevreden te zijn met dit percentage.

Bij nadere analyse valt echter op dat het aandeel kort verzuim opvallend laag is. Dit roept de vraag op of alle kortdurende ziekmeldingen daadwerkelijk worden geregistreerd, of dat meldingen pas worden doorgegeven wanneer het verzuim doorloopt naar middellang verzuim.

Daarnaast blijkt dat veel werknemers zich herstellen rond de twaalfde maand van ziekte. Een mogelijke verklaring is dat dit bedrijf in het eerste ziektejaar 100% van het loon doorbetaalt, terwijl in het tweede ziektejaar slechts 70% wordt vergoed. Dit beloningsverschil kan onbedoeld van invloed zijn op het herstelmoment.

Stel dat deze groep lang verzuimers dankzij vroegtijdige interventie en een gerichte re-integratieaanpak eerder terugkeert naar werk, en het aantal lang verzuimdagen met 20% wordt verminderd. Wat betekent dit dan financieel voor het bedrijf?

We beginnen met een analyse van de directe verzuimkosten in de huidige situatie.

Bij lang verzuim betalen werkgevers meestal 100% loon in het eerste jaar, daarna 70%. De kosten in het tweede ziektejaar kunnen dus ook hoger uitvallen indien er meer wordt betaald dan 70%.

Scenario: 20% minder lang verzuimdagen

Stel dat het bedrijf met een meer pro actieve verzuimaanpak 20% van de langverzuimdagen weet te reduceren van 13.500 naar 10.800 dagen. Dit is mogelijk bij een snellere re-integratie (sturing op passende arbeid) en het eerder inzetten van interventies.

Dat levert dan bijna een half miljoen euro op.

Het resultaat van 20% minder lang verzuimdagen is al een besparing op de directe loonkosten van € 493.155. Het verzuimpercentage daalt van 4,26% naar 3,85%

Deze besparing van bijna een half miljoen euro betreft alleen de directe loonkosten. In werkelijkheid zijn de werkelijke kosten van verzuim vaak 2 tot 3 keer zo hoog, als je productiviteitsverlies, vervangingskosten en begeleiding meerekent. TNO arbeid beraamt veelal de indirecte verzuimkosten op een factor van 1,2 van de directe kosten.

Met andere woorden: de werkelijke besparing bij 20% minder lang verzuim ligt waarschijnlijk tussen de € 1 en € 1,5 miljoen per jaar.

Verzuimkosten zijn beïnvloedbaar

Dit rekenvoorbeeld is zeer herkenbaar en realistisch. Een organisatie kan tevreden zijn met het algemene verzuimpercentage, terwijl er in de praktijk signalen zijn die wijzen op optimalisatiepotentieel. Zo blijkt regelmatig dat veel lang verzuimers zich herstellen net vóór de loondoorbetaling daalt van 100% naar 70% een logisch kostbaar patroon.

Verzuimbeleid is altijd maatwerk, afgestemd op de organisatiecontext en populatie. Toch is er één rode draad: het loont om vroegtijdig te handelen. Door de inzet op preventie en re-integratie te intensiveren in de eerste maanden van het verzuim, kunnen langdurige trajecten mogelijk worden voorkomen.

Concreet betekent dit bijvoorbeeld:

• Eerdere inzet van arbeidsdeskundigen om werkhervattingsmogelijkheden in kaart te brengen
• Verzuimanalyses koppelen aan functierisico’s om gerichte interventies te plannen
• Scholing van leidinggevenden in het herkennen van verzuimpatronen en het voeren van effectieve gesprekken
• Actieve inzet van het interventiebudget bij risicodossiers om herstel en terugkeer te versnellen

Een proactieve aanpak in de eerste verzuimweken kan een forse besparing opleveren én bijdragen aan duurzame inzetbaarheid. Verzuimbeleid begint bij preventie. Organisaties die ziekteverzuim preventief aanpakken, zorgen ervoor dat de Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) actueel en volledig is. Een actuele RI&E vormt de ruggengraat van goed arbobeleid. Het bijbehorende Plan van Aanpak (PvA) is daarbij geen papieren tijger, maar wordt actief gebruikt om maatregelen te treffen die werkveiligheid en welzijn bevorderen. Denk hierbij aan het signaleren en aanpakken van fysieke risico’s, maar ook aan psychosociale arbeidsbelasting (PSA), zoals werkdruk, pesten of ongewenst gedrag.

Preventie begint bij stap 1: een actuele RI&E

Toch zien we in de praktijk dat deze eerste stap – het op orde hebben van de RI&E – in veel organisaties ontbreekt of niet actueel is. Hierdoor missen bedrijven belangrijke signalen die juist kunnen helpen om verzuim te voorkomen. Het gevolg? Verhoogd risico op arbeidsongevallen, psychisch verzuim en structurele uitval. Terwijl juist deze vormen van verzuim – vaak langdurig en kostbaar – grotendeels beïnvloedbaar zijn.

Een integrale aanpak begint dus bij preventie, niet pas bij ziekmelding. Door de RI&E en het Plan van Aanpak structureel te koppelen aan verzuimanalyse, kun je als organisatie gericht sturen op verbetering. Waar komen klachten het vaakst voor? Welke teams kennen een verhoogd risico op burn-out? Wat zijn de terugkerende oorzaken bij verzuimdossiers?

Door deze analyses te koppelen aan de Arbo cijfers en verzuimstatistieken, ontstaat een data gedreven aanpak die risico’s in beeld brengt vóórdat ze leiden tot uitval.

Een goed uitgevoerde RI&E wordt afgestemd met de personeelsvertegenwoordiging of OR, en de maatregelen worden actief gedeeld met leidinggevenden en medewerkers. Werknemers worden bovendien geïnstrueerd over veilige werkmethoden en weten waar ze terecht kunnen bij risico’s of incidenten. Alleen dan ontstaat er een preventieve cultuur waarin signalen serieus worden genomen en risico’s daadwerkelijk worden beperkt.

Doel en uitgangspunten verzuimbeleid

Het doel van het verzuimbeleid is om heldere afspraken vast te leggen over het proces van ziekmelding en begeleiding bij verzuim. Daarmee wordt een snelle en duurzame werkhervatting bevorderd. Goed werknemerschap houdt in dat de medewerker vóór de ziekmelding nadenkt over eventuele mogelijkheden om (deeltaken van) het werk thuis of aangepast te verrichten. De werkgever mag hier echter niet actief naar vragen. Medische en functionele informatie wordt uitsluitend door de bedrijfsarts verstrekt.

Belangrijk is dat de rollen goed worden vastgelegd wie wat op welk moment doet. Return Arbo richt zich erop om dit op maat voor grote klanten in te richten.

• De bedrijfsarts is eindverantwoordelijk voor medische beoordelingen. POB’ers werken onder taakdelegatie, checken de triages en onderhouden contact met werknemer en leidinggevende.
• De leidinggevende blijft regisseur van het proces, ondersteund door de casemanager werkgeverregie van de organisatie zelf

Het handvat voor de rollen en verantwoordelijkheden is opgenomen in bijlage 1.

3. Wettelijk kader en privacy

In het kader van de AVG en de beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens mag de werkgever slechts een beperkt aantal gegevens registreren bij ziekte:

• Telefoonnummer en verblijfadres;
• Verwachte duur van het verzuim;
• Lopende werkzaamheden of afspraken;
• Of er sprake is van een arbeidsongeval of regresmogelijkheid;
• Of de werknemer onder een vangnetbepaling van de Ziektewet valt (zonder specificatie).

Vrijwillig gedeelde medische informatie mag niet worden geregistreerd. Alleen in uitzonderlijke situaties (bijv. bij diabetes of epilepsie) kan het noodzakelijk zijn dat collega’s op de hoogte zijn van medische risico’s zodat ze snel in actie kunnen komen.

4. Rollen en verantwoordelijkheden

De leidinggevende is primair aanspreekpunt voor de medewerker tijdens verzuim, zonder medische beoordeling. De afdeling HR ondersteunt hierbij en bewaakt de continuïteit en afstemming van het proces. De casemanager werkgeverregie treedt op als regisseur, zonder medische gegevens te verwerken. De bedrijfsarts heeft de exclusieve rol om beperkingen en mogelijkheden vast te stellen. De bedrijfsarts wordt daarbij ondersteund door de praktijkondersteuner Bedrijfsarts (POB). De POB-er inventariseert en de bedrijfsarts geeft het advies en de diagnose. Als er signalen zijn om direct tot actie over te gaan dan overlegt POB-er met de bedrijfsarts.

Activerende triage

Verzuimbegeleiding begint vanaf verzuimdag 1. Al op de eerste verzuimdag kan een korte vragenlijst naar de ziekgemelde werknemer. Snel contact voorkomt onnodig verzuim. Interventies kunnen snel worden ingezet en zijn afgestemd met de bedrijfsarts. De casemanager werkgeverregie kan binnen afgesproken budgetten handelen.

De digitale vragenlijst gaat direct na de ziekmelding naar de werknemer. De POB’er belt indien de digitale triage daar aanleiding toe geeft snel met de ziek gemelde medewerker. In de tweede verzuimweek vanaf het middellange verzuim kan er een uitgebreidere vragenlijst digitaal naar de werknemer. De POB’er checkt van elke triage de verwachte hersteldatum en onderneemt actie als deze wordt overschreden. De POB’er checkt ook of er snelle interventies nodig zijn en overlegt daarover met de bedrijfsarts voor zijn of haar advies (denk aan gespreksbemiddeling, psychologische hulp, fysiotherapie of werkplekonderzoek).

Bij goedkeuring van de interventie door de casemanager werkgeverregie kan de interventie snel van start gaan. De focus ligt op een snelle duiding van de beperkingen zodat inzichtelijk wordt wat er wel kan. Gaat het verzuim toch langer duren dan stelt de bedrijfsarts in week 6 de probleemanalyse op en geeft re-integratie adviezen en zorg waar nodig voor bijstellingen. De POB’er ondersteunt de bedrijfsarts door voorafgaand te inventariseren wat er allemaal speelt.

5. Re-integratie en begeleiding

Re-integratie start zodra er sprake is van benutbare mogelijkheden. Het is gewenst dat zo vroeg mogelijk in het verzuimtraject de mogelijkheden in beeld worden gebracht. Dit is o.a. mogelijk met behulp van digitale triages die zieke werknemers invullen en gecheckt worden door de praktijkondersteuner bedrijfsarts. Die o.b.v. daarvan een inschatting maakt waar snel actie ondernomen moet worden. Als de bedrijfsarts de mogelijkheden heeft geduid, gaan leidinggevende en werknemer in overleg over passende werkzaamheden. Als dat intern op de eigen afdeling niet mogelijk is dan op andere afdelingen binnen de organisatie en eventueel buiten de eigen functie. Re-integratie is een gezamenlijke inspanning en kent geen vrijblijvendheid.

6. Wet verbetering poortwachter

Bij dreigend langdurig verzuim zijn werkgever en werknemer verplicht een casemanager aan te wijzen en gezamenlijk een re-integratietraject op te starten. Vanaf week 6 vindt de probleemanalyse plaats, opgesteld door de bedrijfsarts. Uiterlijk in week 8 stellen werkgever en werknemer samen het plan van aanpak op, waarin concrete afspraken staan over de stappen richting werkhervatting. Dit plan vormt de basis voor verdere re-integratie en wordt elke zes weken geëvalueerd en indien nodig bijgesteld.

Indien sprake is van onvoldoende re-integratie-inspanningen kan het UWV na 104 weken ziekte een loonsanctie opleggen. Het is daarom essentieel dat zowel werkgever als werknemer de stappen nauwgezet en tijdig doorlopen. Bij dreigende langdurige arbeidsongeschiktheid kunnen aanvullende instrumenten zoals een deskundigenoordeel, een inzetbaarheidsprofiel of externe re-integratiebegeleiding worden ingezet. De casemanager werkgeverregie ziet toe op de voortgang en volledigheid van het proces.

7. Contact en communicatie

Vanaf het moment van ziekmelding is frequent contact essentieel. De arbodienst moet via de bedrijfsarts vroegtijdig de mogelijkheden van de werknemer aangeven. Op basis hiervan maken medewerker en leidinggevende afspraken over de passende werkhervatting. De medewerker wordt betrokken bij de werkvloer waar mogelijk, bijvoorbeeld via nieuwsupdates of informele contactmomenten.

8. Preventieve consulten en deskundigenoordeel

Medewerkers kunnen zelf een afspraak maken met de bedrijfsarts, ook preventief. Bij meningsverschillen over re-integratie bestaat de mogelijkheid tot een second opinion bij een second opinion bedrijfsarts of ze kunnen een deskundigenoordeel aanvragen via UWV.

De meeste arbodiensten werken samen met de Landelijke pool bedrijfsartsen second opinion (LPBSO). Er is toegang voor werknemers die via hun werkgever zijn aangesloten bij een arbodienst of bedrijfsarts die lid is van OVAL, Kwaliteit op Maat (KoM) en de vereniging van Zelfstandige en Freelance Bedrijfsartsen (ZFB). Een second opinion bij een andere bedrijfsarts werkt fors  kostprijsverhogend voor de werkgever en het levert veelal een forse tijdsvertraging op. Het advies van de eerste bedrijfsarts blijft bovendien leidend ook als een second opinion bedrijfsarts een andere mening is toegedaan.

Een werkgever doet er verstandig aan om de werknemer te stimuleren als hij of zij het er niet mee eens is om gebruik te maken van het deskundigenoordeel via UWV. De kosten voor een deskundigenoordeel bedragen €100 voor de werknemer. De werkgever kan desgewenst deze bijdrage vergoeden. Vraagt de werkgever zelf een deskundigenoordeel aan, dan bedragen de kosten € 400 voor de werkgever (tenzij het een deskundigenoordeel is die nodig is voor een ontslagprocedure bij de kantonrechter op grond van nalaten door de werknemer).

9. Frequent verzuim

Bij herhaaldelijk kort verzuim wordt een verzuimgesprek gevoerd door de direct leidinggevende met de werknemer. Ook is het mogelijk dat dit gesprek gevoerd wordt door de  praktijkondersteuner bedrijfsarts (POB-er) omdat die wel in kaart kan brengen wat er ook medisch aan de hand is. Het gesprek tussen leidinggevende en werknemer kan immers nooit medisch van aard zijn. Het gesprek tussen werkgever en werknemer richt zich wel altijd op de vraag wat er gedaan kan worden om het frequent verzuim te voorkomen. Heeft werknemer voldoende hulpbronnen? Wat kan de organisatie nog doen om frequent verzuim te voorkomen.

10. Vakantie, ADV en verlof tijdens ziekte

Conform artikel 7:637 lid 2 BW geldt dat een werknemer die volledig ziek is en geen re-integratiemogelijkheden heeft geen vakantiedagen opneemt voor de periode waarin hij ziek is. Het kan zijn dat er in de cao andere afspraken zijn gemaakt voor de bovenwettelijke vakantiedagen die wel afgeschreven kunnen worden.

De situatie is anders indien de werknemer wel mogelijkheden heeft om te re-integreren. Dan is het wel mogelijk dat de werkgevervakantiedagen in mindering brengen op het vakantiesaldo. De werknemer is in dat geval tijdelijk vrijgesteld van re-integratieverplichtingen, en de opgenomen dagen worden behandeld als reguliere vakantie. Stel dat iemand nog maar 2 uur per dag aan het re-integreren is maar nomaliter wel 8 uur per dag zou werken. In deze situatie wordt ook een volledige vakantiedag van 8 uur afgeschreven. Dit is ook logisch want tijdens ziekte blijft de werknemer ook aanspraak houden op de opbouw van wettelijke vakantiedagen.

Ziekmelding tijdens vakantie

Indien een werknemer tijdens zijn vakantie ziek wordt, kan hij zich volgens de geldende procedures ziekmelden. Bevindt hij zich in het buitenland, dan kan aanvullende documentatie vereist zijn, zoals een medische verklaring van een lokale arts. De werknemer moet zo spoedig mogelijk melding doen van zijn ziekte; gebeurt dit niet tijdens de vakantie, dan kan hij alsnog achteraf aantonen dat hij ziek was gedurende een aantal dagen. Deze ziektedagen worden dan niet als vakantie aangemerkt en tellen niet mee voor het vakantiesaldo. Over deze dagen ontvangt de werknemer gewoon zijn loon.

Aanvraag vakantie door zieke werknemer

Wanneer een zieke werknemer vakantie aanvraagt, dient de werkgever zorgvuldig te beoordelen of de aanvraag kan worden goedgekeurd en de werkgever kan hierover ook advies vragen aan de bedrijfsarts. De volgende afwegingen spelen hierbij een rol:

• De werknemer moet toestemming geven voor het in mindering brengen van vakantiedagen op zijn saldo.
• De werkgever kan de aanvraag slechts weigeren bij zwaarwegende bedrijfsbelangen, al zal dit bij langdurige ziekte zelden van toepassing zijn.
• Als de vakantie naar het oordeel van de bedrijfsarts het herstel of de re-integratie belemmert, kan de aanvraag worden afgewezen.
• Als er concrete afspraken binnen het re-integratietraject gepland staan, zoals de start van een tweede spoor traject, een afspraak met een arbeidsdeskundige of andere gesprekken over de werkhervatting, kan dit een reden zijn om de vakantie uit te stellen.

Het weigeren van vakantie enkel omdat de werknemer zijn vakantiedagen niet wil inzetten, is geen geldige reden. Geeft de werknemer wél toestemming voor het inzetten van vakantiedagen, dan geldt dat hij tijdens deze vakantieperiode volledig is vrijgesteld van re-integratieverplichtingen. Over deze periode heeft de werknemer recht op 100% loondoorbetaling, ook als hij tijdens ziekte normaliter een lager percentage ontvangt.

11. Sancties bij niet meewerken aan re-integratie

Wanneer de werknemer zijn verplichtingen bij verzuim of re-integratie niet nakomt, kunnen sancties volgen zoals loonopschorting of loonsanctie. De werkgever zal altijd eerst schriftelijk waarschuwen. De wet (BW 7:629) onderscheidt situaties van een loonopschorting en een loonstop.

De werkgever is verplicht om altijd eerst een schriftelijke waarschuwing te geven waarin duidelijk wordt vermeld welke verplichtingen de werknemer niet nakomt en wat de gevolgen zijn als dit gedrag voortduurt.

Loonopschorting

Loonopschorting betekent dat de werkgever de loonbetaling tijdelijk staakt zolang de werknemer zijn verplichtingen niet nakomt, bijvoorbeeld omdat hij niet verschijnt op het spreekuur van de bedrijfsarts of onvoldoende informatie verstrekt over zijn verzuim. Zodra de werknemer alsnog meewerkt of de benodigde informatie aanlevert, moet het opgeschorte loon met terugwerkende kracht alsnog worden uitbetaald. Er is dus sprake van een tijdelijke maatregel. Dit wordt vaak toegepast bij administratieve of controlerende verplichtingen.

Loonstop

Een loonstop houdt in dat het loon definitief wordt ingehouden over de periode waarin de werknemer zich verwijtbaar heeft gedragen. Dit gebeurt bijvoorbeeld als een werknemer de re-integratie ernstig belemmert, passende arbeid weigert, of zonder geldige reden niet meewerkt aan het opstellen of uitvoeren van het plan van aanpak. In deze gevallen vervalt de loonaanspraak definitief over de betreffende periode. Een loonstop heeft dus blijvende financiële gevolgen voor de werknemer.

Praktische aandachtspunten voor werkgevers

De sanctie voor de werknemer bij het niet meewerken aan zijn re-integratie verplichtingen moet proportioneel zijn en goed onderbouwd.

• Documentatie is essentieel: leg vast wanneer en hoe de werknemer is gewaarschuwd.
• Vergeet niet om de sanctie ook te melden aan de bedrijfsarts en eventueel de arbodienst.

12. Protocol ziekmelding

Een ziekmelding dient persoonlijk en telefonisch te gebeuren bij de direct leidinggevende, en wel uiterlijk vóór aanvang van de werkdag. De werknemer is verplicht om bij verzuim bereikbaar te zijn en een actueel verblijfsadres door te geven. Afwezigheid tijdens werktijd zonder geldige reden kan leiden tot arbeidsrechtelijke gevolgen, waaronder loonopschorting of een waarschuwing.

In de eerste week van het verzuim wordt van de werknemer verwacht dat hij of zij beschikbaar is voor controlecontacten op vooraf afgestemde momenten, tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt.

Eigen regie en re-integratie vanaf de ziekmelding

Het verdient aanbeveling om in het verzuimprotocol op te nemen dat de werknemer reeds bij de ziekmelding wordt gestimuleerd om na te denken over werkzaamheden die eventueel nog wél uitvoerbaar zijn. Als de werknemer dit uit eigen initiatief meldt, kan de werkgever hierop anticiperen en de re-integratie vroegtijdig faciliteren.

Let op: de werkgever mag pas vragen naar de mogelijkheden tot werkhervatting nadat de bedrijfsarts de belastbaarheid van de werknemer heeft beoordeeld en teruggekoppeld. Tot dat moment geldt het medisch beroepsgeheim, en is het de bedrijfsarts die bepaalt welke arbeid nog passend is.

13. Ongeval of calamiteit

Indien het verzuim het gevolg is van een arbeidsongeval of een andere calamiteit op de werkvloer, dient dit direct gemeld te worden aan HR en de arbodienst. Tijdige melding is cruciaal in verband met de verplichte registratie van arbeidsongevallen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet en, indien van toepassing, melding aan de Nederlandse Arbeidsinspectie bij ernstige ongevallen (zoals ziekenhuisopname, blijvend letsel of overlijden).

In situaties waarin er mogelijk sprake is van aansprakelijkheid van een derde partij (bijvoorbeeld bij een verkeersongeval tijdens werktijd of door gebrekkige werkomstandigheden), kan er sprake zijn van een regresmogelijkheid voor de werkgever. De meeste organisaties werken met een regresbureau voor juridische ondersteuning om het regresproces op te starten en de schade (bijvoorbeeld door loondoorbetaling bij ziekte) op de aansprakelijke partij te verhalen.

Daarnaast is het van belang dat de werknemer zo spoedig mogelijk een gesprek heeft met de bedrijfsarts, zodat een inschatting kan worden gemaakt van de medische situatie en de re-integratiemogelijkheden.

Praktische aandachtspunten:

• Leg de toedracht van het ongeval schriftelijk vast via een ongevallenregistratieformulier.
• Verzamel relevante informatie, zoals verklaringen van getuigen en foto’s van de situatie ter plekke.
• Informeer bij een ernstig ongeval direct de preventiemedewerker en toets of aan alle RI&E-verplichtingen is voldaan.
• Houd contact met de werknemer over de voortgang van herstel en eventuele psychosociale gevolgen van het incident.
• Indien het verzuim het gevolg is van een arbeidsongeval, wordt dit direct gemeld aan HR en de arbodienst. Bij regreszaken wordt juridische ondersteuning ingeschakeld.

14. Ongeoorloofd verzuim

Ongeoorloofd verzuim houdt in dat een werknemer zich ziekmeldt zonder dat er sprake is van een daadwerkelijke ziekte of arbeidsongeschiktheid, of dat hij/zij de werkgever bewust onvolledig, onjuist of misleidend informeert over de aard en omstandigheden van het verzuim. Dit wordt beschouwd als misbruik van het verzuimbeleid en vormt een ernstige inbreuk op de arbeidsverhouding.

Bij vermoedens van ongeoorloofd verzuim zal de werkgever zorgvuldig onderzoek doen, waarbij de bedrijfsarts wordt ingeschakeld om de medische situatie objectief te beoordelen. De beoordeling van arbeidsongeschiktheid ligt immers uitsluitend bij de bedrijfsarts, niet bij de werkgever of leidinggevende.

Wanneer sprake blijkt van bewuste misleiding of onterechte ziekmelding, kunnen disciplinaire maatregelen volgen, zoals:

• Een schriftelijke waarschuwing of berisping,
• Loonopschorting of loonstopzetting op grond van artikel 7:629 lid 3 BW,

en in ernstige of herhaaldelijke gevallen zelfs ontslag op staande voet wegens ernstig plichtsverzuim (artikel 7:678 BW).

Zorgvuldigheid en dossieropbouw

Het is belangrijk dat dergelijke situaties goed worden gedocumenteerd, inclusief:

• Schriftelijke communicatie met de werknemer,
• De beoordeling van de bedrijfsarts,
• Eventuele getuigenverklaringen of aanvullende informatie.

Van eigen regie naar samen regie

Een effectief verzuimbeleid begint bij bewustwording: ziekteverzuim is geen gegeven, maar een beïnvloedbare uitkomst van gedrag, cultuur, organisatie-inrichting en leiderschap.

Deze whitepaper laat zien dat verzuim meer vraagt dan correcte registratie en medische beoordeling. Het vraagt om een integrale aanpak, waarin preventie, vroegtijdige signalering, duidelijke rollen en sturing op gedrag centraal staan.

Voor organisaties die hun inzetbaarheid willen vergroten én grip willen krijgen op verzuimkosten, is het cruciaal om te investeren in kennis, structuur en regie. Dit betekent:

• Het versterken van de rol van de leidinggevende door de casemanager werkgeverregie,
• Het tijdig betrekken van de bedrijfsarts en POB’er,
• En het borgen van zorgvuldige communicatie en dossieropbouw.

Waarom kiezen voor het Landelijk Instituut Sociale Zekerheid (LISZ)?
Onze missie is om organisaties de regie te geven over hun verzuimaanpak en zo duurzame inzetbaarheid van medewerkers te waarborgen.

Wij helpen je niet alleen de grip op verzuim te versterken, maar zorgen er ook voor dat je organisatie duurzaam voorbereid is op de toekomst.

Veel bedrijven zijn te afhankelijk van externe partijen voor verzuimmanagement, maar de visie moet altijd van binnenuit komen. Voor een effectieve aanpak is het essentieel dat organisaties zelf helder hebben wat het probleem is en welke oplossingen passen. Alleen zo kun je gericht keuzes maken en sturen. Met deze diensten helpen wij je niet alleen de grip op verzuim te versterken, maar zorgen we ervoor dat je organisatie duurzaam voorbereid is op de toekomst.

LISZ Analyse & Advies werkt vanuit de overtuiging dat elke organisatie gespecialiseerde eigen expertise nodig heeft op het gebied van sociale zekerheid. Effectieve oplossingen op dit terrein kunnen alleen worden gerealiseerd als je weet wat je organisatie nodig heeft en wat de bouwstenen van een succesvolle aanpak zijn. Deze kennis en kunde kunnen niet volledig worden ingekocht of uitbesteed zonder de regie te verliezen of onnodig veel kosten te maken. Investeer in het opbouwen van interne expertise om daadwerkelijk grip te krijgen op preventie, verzuim, re-integratie en arbeidsongeschiktheid. Dit voorkomt dat je, door gebrek aan regie, veel meer betaalt voor een minder effectieve aanpak.

Onze diensten omvatten

• Verzuimanalyse: Wij analyseren de oorzaken en kosten van verzuim, bepalen de beste oplossingen en helpen je de expertise op te bouwen voor zelfstandige analyses in de toekomst.
• Eigen arbodienst opzetten: Wij begeleiden je bij het oprichten van een eigen arbodienst, wat meer controle over data, kwaliteit en financiën biedt en langdurige voordelen oplevert.
• Casemanagement en taakdelegatie: Wij ondersteunen bij het inrichten van casemanagementsystemen die snelle, deskundige begeleiding bieden aan werknemers, de bedrijfsarts ontlasten, en ruimte creëren voor preventie, met aandacht voor AVG-risico’s.
• Gedeeltelijke Arbeidsongeschiktheid (WGA): Wij adviseren over eigenrisicodragen voor de WGA, inclusief actieve re-integratie en naleving van verplichtingen, met focus op het beheersen van financiële risico’s.
• Flexrisico’s Beheersen (Ziektewet): Voor flexibele arbeidskrachten bieden wij begeleiding bij het eigenrisicodragen voor de Ziektewet, wat helpt om WGA-instroom te voorkomen en zorgt voor naleving van wet- en regelgeving.
• Kwaliteitsborging: Wij ondersteunen bij het voldoen aan erkende kwaliteitsnormen zoals NEN-EN-ISO 9001:2015, ISO27001 en NEN7510, en helpen bij de certificeringen.
• Transitiebegeleiding: Wij bieden inhoudelijke begeleiding bij structurele verbeteringen en helpen obstakels te overwinnen om duurzame doelen te bereiken en je organisatie toekomstbestendig te maken.